Politique de confidentialité

Schedula est un logiciel de gestion des horaires de travail. Cette politique explique comment Schedula (« nous ») traite les renseignements personnels lorsque vous visitez notre site Web, créez un compte ou utilisez l’application.

Il existe deux relations distinctes à bien distinguer, car elles déterminent à qui vous devez vous adresser au sujet de vos propres renseignements :

• L’espace de travail de votre employeur. Lorsque votre employeur crée un espace de travail et vous y ajoute, c’est lui qui décide quels renseignements sur le personnel y figurent, qui peut les voir, et combien de temps ils sont conservés. Nous détenons et traitons ces renseignements selon ses instructions, à titre de fournisseur de services. Les questions concernant votre propre horaire, votre taux de rémunération, votre profil RH ou vos données de présence doivent d’abord être adressées à votre employeur.
• Votre relation avec nous. Pour vos identifiants de connexion, vos renseignements de facturation si vous êtes le titulaire du compte, et les diagnostics que nous recueillons pour maintenir le service en fonction, c’est nous qui déterminons les finalités et qui répondons directement envers vous.

Conformément à la loi québécoise, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez la joindre, et exercer tout droit décrit dans la présente politique, à support@schedula.app.

Indiquez « Demande de confidentialité » dans l’objet du courriel et précisez à quel espace de travail vous appartenez. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Nous ne recueillons que ce que les fonctionnalités que vous ou votre employeur utilisez réellement exigent. Rien dans la liste ci-dessous n’est recueilli de façon spéculative.

Compte et connexion

• Votre nom, votre adresse courriel, et si cette adresse a été vérifiée.
• Un hachage à sens unique de votre mot de passe. Nous ne stockons jamais, et ne pouvons jamais récupérer, le mot de passe lui-même.
• Des registres de session, incluant l’adresse IP et l’agent utilisateur du navigateur de l’appareil à partir duquel vous vous êtes connecté, afin que vous puissiez consulter et révoquer vos propres sessions et que nous puissions détecter les tentatives de bourrage d’identifiants.

Profil du personnel dans un espace de travail

• Les renseignements professionnels saisis par votre employeur : prénom et nom, courriel professionnel, numéro de téléphone, titre du poste, postes occupés, numéro d’employé, date d’embauche, ancienneté, heures cibles et taux horaire.
• Des champs de profil RH facultatifs, uniquement si votre employeur les remplit : adresse domiciliaire, date de naissance, ainsi que le nom, le numéro de téléphone et le lien de parenté d’une personne à contacter en cas d’urgence.
• Des documents RH téléversés par votre employeur dans votre profil — contrats, certifications, politiques — ainsi qu’un registre indiquant si vous en avez pris connaissance.

Horaires et présence

• Les quarts de travail, la disponibilité, la disponibilité récurrente, les demandes de congé et de temps supplémentaire, les soldes de congé et l’historique des modifications qui leur sont apportées.
• Les horodatages d’entrée et de sortie, les pauses, les notes, et toute exception de présence signalée par le système — retard, départ hâtif, pointage manqué, quart fermé automatiquement.
• Les chiffres de période de paie et de paie découlant de ce qui précède, y compris les primes et les banques de temps.

Communication et engagement

• Les messages directs et de groupe, les pièces jointes, les accusés de lecture et les réactions; les annonces et leurs commentaires; la reconnaissance (kudos); les réponses aux sondages.
• Les notifications dans l’application et, si vous les activez, le point de terminaison d’abonnement aux notifications push Web de votre appareil.
• Les billets de soutien que vous soumettez depuis l’application.

Facturation

• Si vous êtes le titulaire du compte : votre forfait d’abonnement, la fréquence de facturation, le statut, les dates de renouvellement et tous frais de dépassement de sièges, ainsi que les identifiants de client et d’abonnement attribués par notre processeur de paiement.
• Nous ne voyons ni ne stockons jamais votre numéro de carte. Les détails de la carte sont saisis directement chez Stripe et n’atteignent jamais nos serveurs.

Diagnostic et audit

• Les entrées du journal d’audit consignant les actions ayant une incidence sur la sécurité dans un espace de travail, y compris l’adresse IP et l’agent utilisateur de la personne qui les a effectuées.
• Les rapports de plantage et d’erreur. Notre outil de suivi des erreurs est configuré pour ne pas transmettre de renseignements personnels par défaut, et lorsqu’il capture une relecture de session autour d’une erreur, tout le texte est masqué et tous les médias sont bloqués avant de quitter votre navigateur.

Deux fonctionnalités de présence peuvent recueillir des renseignements permettant de vous localiser ou de vous identifier. La loi québécoise exige que tout paramètre permettant d’identifier, de localiser ou de profiler une personne soit désactivé par défaut, et c’est le cas dans Schedula :

• Localisation au pointage. C'est uniquement lorsque votre employeur active explicitement l’application de la localisation que l’application demande la position de votre appareil lorsque vous pointez à l’entrée ou à la sortie. Elle enregistre alors la latitude, la longitude et la précision de ce moment précis, ainsi qu’une adresse approximative qui en est dérivée, afin que le pointage puisse être vérifié par rapport à la zone géographique du site. Votre navigateur vous demande tout de même votre autorisation au préalable, et vous pouvez la refuser. Nous ne suivons pas votre position entre les pointages, et jamais en arrière-plan.
• Vérification par photo. C'est uniquement lorsque votre employeur l'active explicitement que l’application capture une photo au pointage d’entrée ou de sortie, associée à cette entrée de temps afin qu’un gestionnaire puisse confirmer qui a pointé.

Les deux paramètres sont visibles pour vous dans l’application. Si l’un ou l’autre est activé, votre employeur est responsable de vous en avoir informé avant votre première utilisation. Si vous n’en avez pas été informé, demandez-le-lui — et écrivez-nous à support@schedula.app si vous n'obtenez pas de réponse.

Les NIP de kiosque sont stockés uniquement sous forme de hachage à sens unique. Aucun gestionnaire, et personne chez Schedula, ne peut relire un NIP ; un gestionnaire peut seulement le réinitialiser.

• Pour offrir le service auquel vous ou votre employeur vous êtes inscrit — élaborer les horaires, enregistrer la présence, calculer les chiffres de paie, livrer les messages.
• Pour assurer la sécurité des comptes — vous authentifier, limiter les abus, tenir une piste d’audit, et vous permettre de consulter vos propres sessions actives.
• Pour facturer les titulaires de compte et percevoir les montants dus selon leur forfait.
• Pour améliorer le produit — diagnostiquer les erreurs et comprendre quelles pages sont lentes ou défectueuses.
• Pour vous joindre au sujet du service — invitations, réinitialisations de mot de passe, notifications de quarts et de congés, avertissements de facturation, et changements importants apportés à ces documents.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous n’utilisons pas le contenu de votre espace de travail — messages, horaires, dossiers du personnel — pour entraîner des modèles d’apprentissage automatique.

• Stockage strictement nécessaire. Un témoin de session ou un jeton vous garde connecté. L’application utilise aussi le stockage local de votre navigateur et un service worker pour conserver votre thème, votre dernier état connu, et tout pointage effectué hors ligne, afin que l’application fonctionne sans connexion. Rien de tout cela ne quitte votre appareil, sauf lors de la synchronisation de vos propres données.
• Statistiques de pages. Nous utilisons un outil de statistiques respectueux de la vie privée qui enregistre les pages consultées et la performance sans témoins et sans établir de profil intersite de votre navigation.
• Mesure publicitaire — pages publiques seulement. Nos pages marketing publiques chargent le pixel Meta afin de mesurer l’efficacité de nos publicités. Il n’est pas chargé à l’intérieur de l’application une fois connecté. Vous pouvez le bloquer avec la protection contre le pistage de votre navigateur ou un bloqueur de publicité, sans effet sur le produit.

À l’intérieur de votre espace de travail, ce que les autres personnes peuvent voir dépend de leur rôle. Les propriétaires et gestionnaires voient les dossiers du personnel, la présence et les chiffres de paie qu’ils administrent; les collègues voient l’horaire, les annonces et toute conversation à laquelle ils participent. Les documents RH et les champs de profil RH sont soumis à des restrictions plus strictes que le reste.

À l’extérieur de votre espace de travail, nous ne partageons des renseignements personnels qu’avec les sous-traitants qui font fonctionner Schedula, chacun lié par contrat à ne les utiliser que selon nos instructions :

Nous divulguerons également des renseignements lorsque la loi l’exige, et à un acheteur si l’entreprise est vendue — auquel cas la présente politique continue de s’appliquer aux données jusqu’à ce que vous soyez avisé du contraire.

Schedula est hébergé aux États-Unis, et la plupart des fournisseurs énumérés ci-dessus conservent et traitent les renseignements à cet endroit. Vos renseignements personnels sont donc communiqués à l’extérieur du Québec, et peuvent être accessibles à des autorités étrangères en vertu des lois qui s’appliquent là où ils sont conservés.

Avant de recourir à un fournisseur, nous évaluons si les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate, en tenant compte de leur sensibilité, des fins pour lesquelles ils sont utilisés, des mesures de sécurité en place et du régime juridique applicable. Chaque fournisseur est lié par une entente écrite qui restreint son utilisation des renseignements.

• Espaces de travail actifs. Nous conservons les données de l'espace de travail aussi longtemps que celui-ci existe, car les données d’horaire, de présence et de paie n’ont de valeur qu’à titre d’historique.
• Comptes fermés. Lorsqu'un espace de travail est fermé ou qu'un compte est supprimé, nous supprimons ou anonymisons de façon irréversible ses renseignements personnels dans un délai de 90 jours, sauf lorsque nous devons les conserver plus longtemps pour respecter une obligation légale, fiscale ou comptable.
• Sessions et registres de limitation de débit. Purgés automatiquement à leur expiration.
• Diagnostics. Les rapports d'erreur et les statistiques sont conservés par nos fournisseurs selon leurs propres calendriers rotatifs, généralement 90 jours ou moins.

Votre employeur peut nous demander de supprimer certains dossiers du personnel plus tôt. Gardez à l’esprit que les normes du travail peuvent obliger votre employeur à conserver les registres d’heures travaillées et de paie pendant plusieurs années.

• Toutes les communications entre votre appareil et nos serveurs sont chiffrées en transit.
• Les mots de passe et les NIP de kiosque sont stockés uniquement sous forme de hachages à sens unique, jamais sous une forme récupérable.
• Chaque requête et mutation est limitée à un seul espace de travail et vérifiée en fonction de votre rôle avant de renvoyer quoi que ce soit.
• La connexion, la réinitialisation du mot de passe et la saisie du NIP de kiosque sont limitées en fréquence, et les échecs répétés verrouillent la tentative.
• Nos fournisseurs d'infrastructure chiffrent les données stockées au repos.

Aucun système n’est parfaitement sécurisé. Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons rapidement les personnes concernées ainsi que la Commission d'accès à l'information du Québec, et nous tenons un registre de tels incidents comme la loi l’exige.

En vertu de la loi québécoise, vous pouvez :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, et être informé de leur provenance et des personnes à qui nous les avons communiqués.
• Faire rectifier tout renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retirer votre consentement à une collecte ou une utilisation fondée sur le consentement — y compris désactiver les notifications push, ou refuser l’invite de localisation de votre navigateur.
• Recevoir une copie transférable des renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou la faire transmettre à une autre organisation.
• Nous demander de cesser de diffuser des renseignements, ou de les désindexer, lorsque la loi le permet.
• Porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec si notre réponse ne vous satisfait pas — voir cai.gouv.qc.ca.

Envoyez vos demandes à support@schedula.app. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant d’y répondre. Lorsque les renseignements appartiennent à l’espace de travail de votre employeur, nous vous redirigerons normalement vers lui et l’aiderons à vous répondre.

Nous ne prenons aucune décision à votre sujet fondée exclusivement sur un traitement automatisé. L’application suggère des horaires, signale des exceptions de présence, et peut fermer automatiquement un quart oublié une fois qu’il dépasse une durée maximale — mais chacune de ces actions constitue une proposition ou un signalement qu’un gestionnaire examine, et chaque entrée fermée automatiquement est marquée comme telle afin de pouvoir être corrigée.

L’assistant du Centre d’aide répond aux questions sur le fonctionnement de Schedula. Il reçoit notre documentation publique et votre question, pas les données de votre espace de travail.

Schedula est un outil de travail utilisé par des employeurs. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’une personne de moins de 14 ans sans le consentement d’une personne titulaire de l’autorité parentale. Si vous croyez que nous l’avons fait, contactez support@schedula.app et nous les supprimerons.

Nous mettons cette politique à jour lorsque le produit change. La date d’entrée en vigueur en haut de la page vous indique toujours quelle version vous consultez. Si une modification a une incidence importante sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, nous enverrons un courriel aux titulaires de compte et afficherons un avis dans l’application avant son entrée en vigueur.

Les questions, demandes et plaintes sont toutes acheminées à support@schedula.app. Nous répondons dans un délai de 30 jours.